51. Hiper productivos gracias al principio de Pareto

El tema de hoy está centrado en ser mejores formadores digitales a través de la productividad. Veremos cómo podemos aplicar una regla que nos permita focalizarnos en lo que más beneficio nos retorna.

Beneficio no solamente económico. Si no, también, en distribuir eficientemente la energía que invertimos en captar clientes, desarrollar contenidos o resolver dudas de nuestros alumnos.

Además, veremos unas pautas para crear, de manera eficiente, los productos formativos que les ofrezcamos a nuestros alumnos virtuales.

Y como no hay que reinventar la rueda para conseguirlo, pero si hay que mirar por el retrovisor de la historia, vamos a empezar por el comienzo, al más puro estilo “Érase una vez”.

Vilfredo Pareto, la riqueza italiana, Joseph Juran, Japón y el 80 / 20

Pues bién, érase una vez un reconocido ingeniero, economista y sociólogo italiano nacido en Francia.

Vilfredo Federico Damaso Pareto, el nombre de nuestro protagonista, tuvo una trayectoria profesional vinculada con la industrialización, la economía y con la docencia durante toda su vida.

A comienzos del siglo XX analizó que en la sociedad había dos grupos:

• Los muchos de poco

• Los pocos de mucho

Pareto realizó un estudio sobre la propiedad de la tierra en Italia y descubrió que:

• El 20% de los propietarios poseían el 80% de las tierras

• El 20% de los terrenos pertenecían al 80% de los propietarios

Y no quedó en un dato simbólico sobre su estudio, si no que siguió aplicándolo a otro ámbito totalmente diferente, la productividad agrícola de su jardín.

Descubriendo que el 80% de los guisantes eran producidos por el 20% de las vainas.

Tal vez estoy podría haber quedado en una anécdota si años más tarde, Joseph Juran, un ingeniero estadounidense no lo hubiera introducido y aplicado en el desarrollo empresarial.

Nuestro nuevo protagonista en esta historia sobre la productividad, viajó a Japón para ayudar a empresas a reducir el número de productos defectuosos en las cadenas de fabricación.

Previamente y aplicando el principio de Pareto descubrió que: El 80% de los productos defectuosos se deben únicamente al 20% de las causas que lo originan.

Si nos enfocamos en buscar ese 20% de las causas, el problema será resuelto en dicha proporción. Consiguiendo un resultado en gran medida.

Así que, empresas como Toyota, se convirtieron en gigantes internacionales gracias a mejorar la calidad de su producción.

A partir de ese momento, viendo su gran potencial, este principio sentó las bases para:

• Decidir qué valores y objetivos nos importan más.

• Definir qué podemos hacer que tenga la máxima repercusión o suponga el mínimo esfuerzo para lograr lo que nos importe más.

¿Cómo podemos aplicar el principio de Pareto de manera común?

Si lo vemos desde una perspectiva general en nuestras vidas, realicémonos un par de preguntas muy sencillas.

• ¿Qué 20% de nuestra vida nos da el 80% de nuestras satisfacciones?

• ¿Qué 20% de nuestra vida produce el 80% de nuestros problemas?

Tendríamos que incluir aspectos sobre nuestras relaciones sociales, hábitos cotidianos o, inclusive, de nuestra alimentación para poder plantearnos soluciones que nos ayuden a lograr nuestras metas.

Así que tengamos en mente, también, que el 20% de nuestro tiempo produce el 80% de los resultados.

¿Cómo aplicar el principio de Pareto a nuestros negocios?

Para resolver este planteamiento, cambiemos la perspectiva y establezcamos qué:

• El 80% de nuestras ganancias provienen del 20% de los clientes.

• El 80% de nuestras ventas provienen de 20% de los productos y/o servicios que les ofrecemos.

Por lo que podemos plantearnos quedar con únicamente los clientes y productos o servicios que nos den los mejores resultados, deshagamonos del resto y logremos así obtener un 80% de nuestro tiempo para dedicarlo a mejorar lo que funciona realmente.

Este principio no es perfecto en el total de los casos en lo que podríamos aplicarlo, pero si sirve para tomarlo como una referencia de base.

Si analizamos algunos de ellos, su aplicabilidad en aspectos particulares de nuestro día a día, tal vez, descubramos otras relaciones como 85/15, 90/10 o, inclusive, 95/5.

En otras palabras, los números concretos no son el elemento más importante a considerar, sino la noción de que los esfuerzos no están en equilibrio

Por lo que podemos concretar que un porcentaje menor del esfuerzo produce muy buenos resultados y el resto del esfuerzo produce resultados más pobres.

Ejemplos, ejemplos y más ejemplos del principio de Pareto

En el campo de la informática, el principio de Pareto puede facilitar los esfuerzos de optimización.

Por ejemplo, Microsoft ha notado que al centrarse en el 20% de los errores, aquellos más comúnmente notificados por los usuarios, consiguen que el 80% de los fallos de sus sistema puedan ser eliminados.

En el campo de la salud y la seguridad, podemos usar el principio de Pareto para priorizar los riesgos.

Si suponemos que el 20% de los riesgos puede conducir al 80% de los accidentes y lesiones, podemos concentrarnos en la eliminación de esos riesgos.

¿Cómo aplicar el principio de Pareto en la formación virtual?

Pues bien, la idea de crear un capítulo del podcast que hable de todo ello es enfocarlo técnicamente a la productividad que desarrollemos diariamente.

Y no hay nada mejor para ello que dejar todo bien organizado con anterioridad.

Si, hablamos de agendar las tareas pendientes, las reuniones y las nuevas ideas a desarrollar en un futuro.

Para ello comencemos por priorizar, es decir, separar lo urgente de lo importante.

Por ejemplo, organizar todas las llamadas de teléfono juntas en un único horario. Reducimos los tiempos perdidos y nos concentramos en un única actividad.

Lo mismo podríamos pensar para el caso de atender mensajes de email.

El buscar el momento o la frecuencia con que revisamos nuestra bandeja de entrada es decisión nuestra, pero atenderlos de la manera menos disruptiva para nuestra jornada de trabajo será la clave.

Y bien, ahora ha llegado el momento de optimizar y depurar nuestra agenda.

Analicemos cuáles de las tareas a realizar son las más importantes para alcanzar los objetivos de la semana, del mes o del trimestre.

Por lo que aplicando la regla del 80/20 debemos de establecer:

1. Dedicar nuestros mejores horarios, sean de mañana, tarde o noche, a las actividades que producen el 80% de los resultados.
   Por ejemplo, las mañanas a captar nuevos clientes y atenderles y por las tardes a preparar nuevos proyectos.
2. Dedicar el 80% de nuestro tiempo a las actividades más importantes. Difiere del anterior en que muchas veces una actividad importante resolverá un situación urgente en el futuro.
   Tal vez, no genere un beneficio económico pero, tal vez, nos ahorrará tiempo y problemas a mediano plazo.
3. Priorizar las tareas y decidir el orden. Al averiguar cuáles tareas diarias nos generan el 80% de los ingresos, podemos decidir cuál será desde la primera a la última.
   Por lo que no procrastinamos una tarea del grupo del 20% ya que son las que generan el 80% de los resultados.

Establecer la pauta al crear e impartir contenidos formativos

No sólo nos quedamos con la productividad, si no también con la calidad y eficiencia del producto que desarrollamos para formar a personas.

Vamos a plantear un caso práctico para el momento de diseñar un programa de aprendizaje orientado a alumnos de empresa.

Basemonos en el principio de Pareto y establezcamos estas tres reglas generales:

1. Encontremos el 20% más importante del contenido a impartir, concentremos nuestros esfuerzos en ello y el 80% restante dejémoslo en un segundo plano.
   No significa que no lo expliquemos, si no que invirtamos más tiempo en hacer comprender y asimilar a los alumnos esa parte esencial.
2. Al partir de esta separación de la información, asegurémonos que sólo el 20% es contenido teórico y el restante es aplicable directamente en la propia empresa.
   Así conseguiremos evitar a un grupo de estudiantes aburridos.
3. Finalmente, establezcamos que el 80% sea aprendizaje asíncrono y el 20% restante, síncrono.
   De esta manera podremos atender, de manera escalable, las dudas que surjan.

Ahora vamos a aplicarlo a un ejemplo donde enseñamos un idioma a un estudiante extranjero.

Imaginemos que enseñamos inglés y aplicamos lo antes aprendido de nuestro amigo Pareto.

El vocabulario inglés básico cuenta con más de 250 mil palabras, pero para entender un periódico se necesitan unas 5 mil. Inclusive menos para una conversación sencilla.

Enseñar esas 250 mil palabras llevaría mucho tiempo. Las palabras de aprendizaje que rara vez se usan ofrecen menor beneficio general.

Por lo tanto, en su lugar, podemos crear lecciones para cubrir entre 3 mil y 5 mil palabras.

Ahora bien, ¿necesitamos enseñarle al estudiante cómo evolucionó el idioma, el origen de las palabras o los diferentes dialectos?

Pues no, ¿verdad?

Aunque interesante, estos temas no son necesarios. Por lo tanto, concentrémonos en la meta: Aprender a leer y conversar en inglés. Por lo que dejemos la historia para más adelante.

Otro aspecto es, si se podría enseñar el vocabulario y la gramática únicamente memorizando un documento digital durante muchas horas de atención.

Claramente no es una estrategia muy útil.

Podemos estructurar clases de 20 minutos de vocabulario, ortografía y gramática y 40 minutos enfocados en una conversación real, donde el alumno aplica el vocabulario y no solo memoriza palabras.

Finalmente, no necesitamos estar personalmente frente al alumno, pero su aplicabilidad si necesita que haya sincronicidad en algún momento para favorecer el aprendizaje.

Podemos utilizar herramientas tipo Skype o Google Hangouts para ayudarnos.

Con todo ello conseguiremos optimizar el aprendizaje del alumno y conseguir un plan formativo eficiente.

Y con esto acabamos por hoy. ¿Os gustaría que habláramos más extendidamente de algún punto mencionado?

Estáis invitados a dejar vuestras opiniones, casos personales, dudas e invitaciones a un café 😉