Cuando el número de alumnos matriculados en tus aulas virtuales comience a crecer,
agradecerás estar familiarizado con unas rutinas de organización del trabajo que eviten el estrés y la sensación de caos
Cada alumno matriculado en uno de tus cursos, es un compromiso adquirido por tu parte para impulsarle a lograr los objetivos planteados en el programa formativo. Pero conforme el número de alumnos va creciendo, la atención que debes prestar a cada uno de ellos se multiplica, y aunque hay tareas que se pueden automatizar, otras requerirán una respuesta personal e individualizada, puede que incluso inmediata.
La adopción de sencillas técnicas organizativas que se conviertan en hábitos despejará tu día a día para que de este modo puedas centrarte en los aspectos estratégicos de tu negocio
Empezamos por los tips más sencillos para lograr gestionar sin estrés un volumen creciente de alumnos:
Tip #1: Inaugura el Día de la Estrategia
Reserva un día a la semana -típicamente el lunes, o tal vez el viernes- para hacer balance de la carga de trabajo, determinar y priorizar las tareas pendientes. Revisa lo que no llegó a realizarse durante la semana anterior, analizando las causas y posibles soluciones.Con todo ello, establece un plan de acción para cada semana.
Tip #2: Fija el Momento Clave del día
Este será el tiempo reservado para las tareas que determines como más importantes para cada día. Durante ese tiempo, organiza tus recursos de forma que nada te interrumpa ni te distraiga: nada de teléfono, ni correo electrónico, visitas o altos en el camino. Asegúrate de que el tiempo asignado al momento clave diario es siempre más o menos el mismo y es adecuado en función de las tareas para él asignadas. Lo normal sería que el momento clave del día lo reservaras a primera hora de la mañana, que suele ser el período del día donde nos encontramos más productivos, pero esto también depende del bioritmo de cada persona.
Todas las cosas serán producidas en superior cantidad y calidad, y con mayor facilidad, cuando cada hombre trabaje en una sola ocupación, de acuerdo con sus dones naturales, y en el momento adecuado, sin inmiscuirse en nada más.” (Platón)
Tip #3: Redefine lo «urgente»
Considera las tareas y asuntos pendientes con perspectiva, en función del contexto en el que te encuentras en cada momento, el tiempo y disponibilidad con que cuentas. Sobre todo al principio del crecimiento de la lista de matriculaciones, es fácil creer que todas las tareas pendientes son urgentes. Sin embargo, se dice que lo urgente es enemigo de lo importante: para determinar una urgencia real, además del examen con perspectiva, es imprescindible analizar de forma realista las consecuencias que pudiera tener que esa tarea o asunto se postergara. ¿Son admisibles dichas consecuencias? Entonces no es urgente (lo que no quiere decir que no sea importante)
Tip #4: Di No a la multitarea
Aunque pueda parecer lo contrario, hacer varias cosas a la vez no te convierte en más productivo. Atender una llamada telefónica a la vez que intentas contestar un email y dejar esa respuesta en suspenso «pensando» mientras revisas por encima los últimos mensajes del foro de alumnos, en realidad, disminuye la calidad de tu trabajo, ya que está demostrado que nuestro cerebro no puede prestar la misma atención a dos estímulos simultáneamente, por lo tanto dividir el enfoque supone que alguna de las tareas recibirá una atención más difusa. Por no hablar de la cantidad de energía que gastamos al saltar de una actividad a otra y vuelta a la anterior: se produce una ruptura en la concentración que puede llevarle a nuestro cerebro hasta diez minutos recuperar.
Tip #5: Diseña y utiliza estratégicamente algunas plantillas
El contenido de ciertos emails, la respuesta a algunas preguntas y comentarios de los alumnos; ciertas explicaciones o la solución a determinados ejercicios, algunas tareas de evaluación…son ejemplos de tareas que se repiten por cada alumno, y cuya carga de trabajo puede aligerarse preparando documentos estándar que después se personalicen con los datos particulares de cada alumno así como manteniendo listas públicas de instrucciones y preguntas frecuentes respondidas, fácilmente accesibles a todos los alumnos
Aunque el estrés debido a un gran volumen de trabajo en ocasiones es inevitable. gestionando eficazmente las tareas repetitivas y priorizando los asuntos relacionados con la respuesta a los alumnos de tus cursos virtuales puedes conseguir minimizar su impacto, lo que sin duda repercutirá positivamente en tu salud.
2 respuestas
Absolutamente de acuerdo con todos los consejos.
Y como bien decís, todo esto es bueno acostumbrarse a hacerlo desde el principio, cuando todavía no estamos agobiados por la carga de trabajo, porque si hacemos bien las cosas, el agobio llegará, pero si hemos hecho bien los deberes desde el principio sabremos gestionarlo todo mucho mejor.
Saber distinguir entre lo urgente y lo importante es fundamental, y automatizar tareas también nos puede ayudar mucho. Y por supuesto, llegado el momento habrá que plantearse la opción de delegar, es imposible atender todos los frentes uno solo.
Un saludo y enhorabuena por el post
Totalmente de acuerdo contigo, Javier
Gracias por comentar, un saludo!