Plataformas LMS (III): Guía para escoger entre cientos de opciones

LMS es el acrónimo de Learning Management System, software que proporciona un marco a través del cual se entrega y administra contenido de aprendizaje. Un LMS posibilita crear un entorno de aprendizaje completo en cualquier momento y en cualquier lugar, permitiendo ofrecer cursos de e-learning y rastrear sus resultados.

Del mismo modo que los métodos de formación han evolucionado con el tiempo, también lo han hecho las aplicaciones de software disponibles para llevarla a cabo. Hoy en día, por ejemplo, no es necesario citar a todos los empleados de una compañía en las oficinas centrales para un curso de acogida intensivo de una semana. Ni siquiera hay que enviarles las presentaciones grabadas del contenido de formación. La capacitación de los empleados, la extensión de los contenidos para los alumnos fuera del aula, o la formación permanente de cualquier persona se puede realizar cómodamente online, a través de un software basado en la web, o incluso en un teléfono inteligente.

Pero tanto si eres es el encargado de desarrollar un plan de formación mediante elearning como si has decidido dedicar tu vida profesional a ofrecer cursos online a un determinado público a través de internet, puede que te preguntes si es una plataforma LMS lo que realmente necesitas. Y lo más importante, qué sistema de gestión del elearning escoger para que responda a tus necesidades, las de tus clientes y a la vez resulte fácil de manejar y económico de poner en marcha. La flexibilidad de opciones de los más de trescientos programas LMS diferentes que existen en el mercado, puede fácilmente hacerte sentir incapaz de decidir.

Por ello, vamos a resumir aquí los principales puntos que deberías tomar en cuenta a la hora de analizar qué plataforma LMS puede ser más adecuada para gestionar tu formación online.

Quién necesita un LMS

Un LMS puede facilitarte bastante el trabajo y el éxito de tu oferta si:

• Tu papel es ofrecer formación a líderes o formadores de empresa ; quienes a través de un LMS pueden hacer un completo entrenamiento y seguimiento de sus equipos
• Quieres ofrecer formación online a un rango amplio de alumnos de múltiples procedencias, quienes puedan acceder a diferentes momentos de matriculación y seguimiento de los cursos.
• Quieres ofrecer formación en múltiples ubicaciones
• Tienes en mente una estrategia de formación modular a largo plazo
• Ofreces cursos de certificación, para los que es imprescindible rastrear e informar el progreso y la finalización de cada alumno
• Necesitas poder cobrar de forma segura por los cursos con flexibilidad en cuanto a las tarifas y los períodos de matriculación
• Quieres tener el control completo sobre la administración de tus cursos y tus alumnos
• No quieres una plataforma de alojamiento de cursos que te cobre un porcentaje de tus ingresos

Lo que puedes esperar de un LMS

Pero una plataforma de gestión de aprendizaje no funciona sola, y tampoco funciona para todo. He aquí lo que en líneas generales vas a obtener de un LMS:

Lo que conseguirás

• Un aumento de la eficiencia en costes y tiempo, reduciendo las brechas en cuanto a abandono de los cursos.
• Eliminar el tiempo de improductivo al permitir una mayor flexibilidad en cuanto a la programación de los cursos y su atención por parte de los alumnos.
• Impulsar la motivación de los alumnos debido a mejores herramientas de gestión del conocimiento y colaboración.

Lo que no hará

• Crear contenido. Algunas marcas pueden proporcionar una plataforma para ayudar a que tú crees los cursos; otras plataformas disponen incluso de cursos precargados, pero el software no escribirá el contenido para tu formación.
• Eliminar la necesidad de instructores. Lo que puedes conseguir, sin embargo, es reducir la cantidad de formadores o tutores que con una formación presencial necesitarías.
• Crear y administrar una estrategia de aprendizaje. Es más,un LMS alcanza su máximo rendimiento gracias a un plan de formación estructurado con sentido que el administrador y los instructores deben diseñar en equipo.

Lo que algunos LMS hacen y otros no

Hay algunas aplicaciones que pueden complementar un sistema de eLearning pero que no necesariamente cumplen la misma función. Es preciso no confundir estos complementos con el corazón funcional de un LMS. Aunque estas aplicaciones han sido normalmente productos separados, cada vez más se están incluyendo sus funcionalidades en los LMS.

• Las más conocidas de estas herramientas son los Learning Content Management System (LCMS) o herramientas de autoría de e-learning, que se enfocan en la creación de contenido de aprendizaje a través de varios formatos, mientras que un LMS te permite publicar y distribuir ese contenido.
• Muchos sistemas LMS incluyen también la funcionalidad extra de cuestionarios o encuestas para comentarios de los usuarios. Los glosarios y wikis se pueden usar para organizar el contenido en archivos fáciles de navegar.
• Algo a no olvidar también es que en la actualidad cada vez son más importantes las posibilidades de gamificación, ya que la mecánica del juego otorga a laos alumnos una dosis extra de motivación en forma de insignias, puntos y tablas de clasificación. Se pueden encontrar LMS con funciones de gamificación integradas que incorporan fácilmente a los cursos estos sistemas de recompensas.

Algunos puntos problemáticos en los LMS

No es infrecuente realizar una primera compra de LMS, y, una vez implantado, pensar en cambiarlo dentro de un año. Esto suele deberse a una deficiente información o reflexión sobre sus características y nuestras necesidades a la hora de adquirirlo. Algunas de las razones más comunes citadas para querer reemplazar un LMS incluyen:

• Informes isuficientes
• Interfaz complicada
• Pobre soporte al cliente
• No pereparado para la escalabilidad
• Falta de integración con los sistemas existentes
• Características desactualizadas
• Tarifas ocultas o excesivas

En muchas ocasiones, no estamos seguros de qué buscar al comprar un LMS, y ello hace que tarde o temprano tengamos la impresión de que nos hemos equivocado. Esta falta de conocimiento se puede subsanar siguiendo previamente a la toma de decisiones una checklist rápida:

Qué preguntarse a la hora de escoger un LMS

Define tu estrategia de enseñanza-aprendizaje

Para descubrir qué características necesitas primordialmente en un LMS, en primer lugar necesitas definir tu estrategia de enseñanza-aprendizaje online.
Puedes orientarte al contestar las siguientes preguntas:

• ¿Qué tipo de enseñanza vas a ofrecer? ( e-learning corporativo, blended learning, formación profesional, enseñanza reglada online, enseñanza reglada complementaria al aula, formación continua, habilidades personales y/o profesionales…)
• ¿Quiénes son las audiencias para cada tipo y qué amplitud tienen?
• ¿Cuál es el plan de estudios para cada tipo y audiencia? (curriculum, itinerarios modulares, cursos aislados, lecciones…)
• ¿Cuál es el método / formato de entrega más adecuado para cada tipo y audiencia?
• ¿Existen estándares y requisitos para el desarrollo del contenido?
• ¿Cómo mediremos la evolución, el éxito y el impacto de cada plan de estudios o curso?

Identifica las características requeridas

Cuando consideres la totalidad del conjunto de productos LMS disponibles, verás cientos de características de software potenciales. La respuesta a las preguntas del punto anterior, te puede dar una idea de cuáles de estas características son imprescindibles para tu proyecto y de cuales puedes prescindir o esperar para implementarlas en una fase más avanzada.

Características básicas: Común en la mayoría de los LMS

• Administración y entrega de contenido: herramientas de catálogo, control de accesos y búsqueda
• Gestión de evaluaciones, pruebas y tests
• Aprendizaje online y offline
• Integración de contenido e interoperabilidad (por ejemplo, conformidad con estándares como SCORM)
• Gestión y evaluación del curso
• Seguimiento e informes del estudiante
• Gestión de recursos (archivos, instructores, aulas)

Características avanzadas: No incluido en todos los LMS

• Posibilidad de marca blanca y/o amplias opciones para configurar la apariencia del el sistema
• Herramientas de autor para la creación de cursos incorporadas
• Planes de estudio, seguimiento curricular y cumplimiento de requisitos previos
• Herramienta de comercio electrónico integrado
• Aprendizaje social
• Herramientas de gamificación
• Clases mediante webcoference
• Permitir contenido generado por el usuario y personalización por parte de los alumnos de su entorno de aprendizaje
• Informes y análisis avanzados

Define el tipo de plataforma

Otra característica de los LMS a considerar seriamente es la plataforma donde alojaremos el software.
Las plataformas LMS permiten elegir tres tipos de soluciones: autohospedaje, alojamiento en la nube o SaaS (software como servicio). Cada opción tiene sus ventajas y los planes de precios variarán en función bien del alojamiento que elijas o de la cantidad de alumnos a matricular:

• Las plataformas autohospedadas se instalan descargando el software primeramente en nuestro escritorio; para una vez configurado, como cualquier otra página web, alojarlo en el proveedor de hosting que decidamos. La ventaja indudable de esta opción es que proporciona una total capacidad de control sobre todos los aspectos de nuestro LMS, desde la administración a la privacidad y seguridad. Sin embargo, el alojamiento autónomo de nuestro LMS significa que necesitaremos operar y mantener totalmente el sistema: las actualizaciones del software, el almacenamiento, las copias de seguridad y la configuración de datos; lo que puede llevarnos un considerable tiempo o incurrir en coste de personal de soporte.
• El alojamiento externo o alojamiento en la nube normalmente es proporcionado por empresas desarrolladoras de LMS que colocan su propia solución en un centro de datos externo que tiene personal dedicado para proporcionar hardware, mantenimiento, respaldo y seguridad. En este caso tendremos sólo un control relativo sobre el almacenamiento y los datos, pero si se trata de información no demasiado pesada o sensible, quizás podamos contar con nuestras propias copias de seguridad. En cuanto a la administración y la configuración, lo que podamos hacer depende únicamente de las opciones que proporcione el desarrollador, lo que hace la solución menos flexible que una plataforma autohospedada.
• Otra alternativa es una solución de software como servicio (SaaS). Las plataformas SaaS son un modelo de suscripción, en el que se tienen tantos accesos de usuario al LMS como contratemos, iniciando cada uno de ellos sesión en el software online vía navegador. Los proveedores de SaaS operan un sistema que está hecho a medida para la aplicación (no a medida de un proyecto elearning concreto, como serían las opciones anteriores); asegurándose de que funcione de la manera más efectiva posible. La desventaja de un enfoque SaaS es que normalmente no suele ofrecer controles de administración para configurar el sistema, así es que se trata de la opción que menos flexibilidad aporta.

Decidirte a adquirir y porner en marcha un nuevo Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) es solo el principio de la profesionalización para tu e-learning. Para garantizar el éxito de tu plataforma, debes conocer los datos demográficos de los usuarios a fin de ajustar los parámetros a sus necesidades y reducir al máximo el abandono de los cursos; automatizar todas las tareas que sea posible para liberar un parte valiosa de tu tiempo y, sobre todo, utilizar tu creatividad al comercializar el LMS para generar entusiasmo y lograr que los alumnos participen activamente en la formación online.