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El término «Learning Management System» (LMS) aparece con bastante frecuencia en artículos de eLearning, listas de consejos y guías para profesionales online principiantes. Si queremos formarnos un criterio al respecto, es importante tener una buena idea de lo que implica un Sistema de Gestión de Aprendizaje y los beneficios que aporta.
Cómo funcionaban antaño los sistemas LMS
Hacia 2007, el panorama de los LMS (Learning Mangemente System) era bastante diferente de lo que es hoy. Las funcionalidades de un LMS, por aquel entonces, solían ser algo básicas: administrar grupos de usuarios, distribuir los módulos de formación según un cronograma y proporcionar a los administradores informes para las evaluaciones. Aunque hoy parezca simple, fue la forma en que muchas empresas comenzaron a utilizar sistemas de gestión de aprendizaje.
Considerando que las alternativas anteriores a 2007 probablemente fueran registros de formación no estandarizados basados en hoja de cálculo y temarios de papel; la idea de que esta información podría registrarse digitalmente sería al principio suficiente para considerar al LMS como una herramienta imprescindible para cualquier departamento serio de formación corporativa.
Lo cierto es que entonces los LMS solo parecían útiles desde una perspectiva administrativa, no desde la perspectiva del usuario, ya que su mayor valor radicaba en proporcionar un método mucho más sencillo para distribuir e informar sobre la formación online. Pero, por otro lado, ni siquiera simplificaban el acceso del alumno al aprendizaje, ya que, en ese momento, los LMS eran programas de escritorio a los que obligatoriamente se tenía que acceder en el entorno seguro de la red corporativa. Esto presentaba para los alumnos una barrera innecesaria a la formación, que en cambio no era un problema para un curso presencial o en papel.
Qué es diferente en las plataformas LMS actuales
Mucho ha cambiado. El concepto de LMS se ha desarrollado, desde sus inicios como un sistema simple con funciones de información, a un software especializado que se espera haga honor a sus siglas: ya que LMS es la abreviatura de Learning Management System, como mínimo debe servirnos para ofrecer funcionalidades de:
- Aprendizaje, ya que queremos destinarlo a impartir cursos de enseñanza o programas de formación online.
- Gestión, porque esperamos que nos ayude a organizar estos cursos (crearlos, asignarlos a los estudiantes, calificarlos, modificarlos y reutilizarlos, etc.).
- Sistema, al igual que hoy en día consideramos común que Word nos ayude a escribir documentos y Gmail nos ayude a administrar los correos electrónicos; un LMS es un programa de software que nos ayuda a crear, administrar y ofrecer cursos de eLearning .
¿Cómo funciona un LMS hoy en día?
Un LMS es el «motor» que impulsa eLearning. El papel de un Sistema de Gestión de Aprendizaje concreto variará según los objetivos de la organización o del desarrollador, la estrategia de formación o enseñanza online y los resultados deseados. No obstante, el uso más común para el software LMS es implementar y evaluar cursos, más o menos complejos, de aprendizaje online.
Por lo general, este software consta de dos partes separadas:
- Un componente de servidor que realiza la funcionalidad principal (creación, administración y entrega de cursos, autentificación de usuarios, publicación de datos y notificaciones, etc.)
- Una interfaz de usuario que se ejecuta dentro de un navegador como una web (como Gmail o Facebook), que es utilizada por los administradores, instructores y estudiantes de forma fácilmente accesible para estudiantes remotos; con el fin de llevar a cabo el proceso de enseñanza-aprendizaje según sus distintos roles.
En algunos casos, el LMS incluso puede tener herramientas de autoría de eLearning incorporadas, que le permiten desarrollar materiales de capacitación en línea sin software de terceros adicional.
¿Quién puede beneficiarse de un LMS?
Cualquiera que se plantee desarrollar un eLearning, con unos objetivos de aprendizaje, puede utilizar para ello un LMS, y eso incluye mucho más que solo instituciones educativas.
¿Quién usa un LMS?
Haremos una lista no exhaustiva:
- Empresas de todos los tamaños, desde grandes empresas multinacionales hasta pequeñas y medianas empresas.
- Organizaciones, desde las Naciones Unidas hasta corporaciones locales, incluidas las ONGs, asociaciones y organizaciones sin fines de lucro.
- Instituciones educativas tradicionales (escuelas, universidades, colegios).
- Escuelas de formación profesional online, eLearning educativo (como por ejemplo Khan Academy) y profesores freelance que quieren enseñar online sus conocimientos a otros profesionales.
¿Para qué se suele utilizar un LMS?
Un LMS se puede utilizar para todo tipo de actividades de aprendizaje (como su propio nombre indica). Pero también es una herramienta de negocio, que ha sido adoptada por empresas y organizaciones grandes y pequeñas.
Estos son algunos de los casos de uso más comunes para una plataforma LMS:
Formación corporativa para empleados
La necesidad de capacitar a nuevos empleados o enseñar nuevas habilidades a los empleados existentes es una constante; ya sea en una compañía de seguros, una fábrica de automóviles, un hospital o una startup…
Con un LMS las empresas, grandes o pequeñas, puede reducir los costos y eliminar las interrupciones productivas asociadas con el aprendizaje presencial, al permitir que sus empleados estudien el material online y a su propio ritmo.
Con eLearning gestionado mediante LMS, las empresas no solo ahorran costes y reducen ineficiencias; sino que también pueden obtener mejores conocimientos sobre el progreso de sus empleados con herramientas integradas de supervisión y generación de informes.
Acogida y orientación del trabajador
La tarea más importante en la incorporación de un nuevo empleado, su formación inicial, puede ser automatizada y manejada fácilmente por un LMS.
Por supuesto que puedes saludarlos y hacerles un recorrido por la oficina, pero todo lo demás pueden descubrirlo a su propio ritmo (y practicarlo y consultarlo cuando lo necesiten).
Los cursos de acogida suelen incluir aspectos de la empresa bastante repetitivos (el mensaje del CEO, la historia de la compañía, etc.), así como los detalles del rol y responsabilidades del empleado, información sobre oportunidades de avance profesional y beneficios; el código de conducta de los empleados, las pautas de privacidad y las políticas de recursos humanos. Todo ello puede quedar estandarizado y registrado en un LMS y ser reutilizable en sucesivas incorporaciones.
Retención de conocimiento
Formar y reciclar a los empleados es fundamental, pero aprender de ellos también es importante. Un programa corporativo de gestión del conocimiento asegura que las habilidades, técnicas e información valiosas permanezcan en la compañía cuando los empleados se van o se jubilan.
También es una buena opción para una plataforma LMS, ya que no es deseable que información tan valiosa quede depositada en un sistema de administración de documentos que nadie revisa; sino que esté actualizada y disponible en todo momento para capacitar a nuevos empleados o personas provenientes de otros departamentos. .
Educación y formación permanente
Por último, pero no menos importante, un LMS es una buena opción para todo tipo de ofertas educativas, regladas o no: puede ser una escuela que vende clases online, un centro educativo tradicional que complementa sus clases de aula; un negocio que ofrece conocimientos a sus clientes, o una persona que trabaja en el desarrollo de otras personas.
La clave: poner al alumno en primer lugar
Los sistemas de gestión de aprendizaje han evolucionado hasta convertirse en herramientas sumamente beneficiosas para instituciones educativas y corporaciones por igual. La clave para ello ha sido lograr pensar en su audiencia desde la perspectiva del alumno, y no como una audiencia cautiva; facilitando el diseño y gestión del e-learning de una manera que se adaptara a sus necesidades.
Para conseguir esto, el principal hito en la evolución de los LMS fueron las funcionalidades centradas en roles, asignándoles prioridad sobre las centradas en tareas. Como resultado, se obtienen tanto eficiencias de costos como de satisfacción de los alumnos, al contar con información sobre el elemento más importante del sistema: las personas que lo utilizan.
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