18. Teleformación, una modalidad para bonificar cursos digitales

En el capítulo de hoy hablaremos sobre la modalidad de teleformación, es decir, como debemos de gestionar la formación bonificada mediante Fundae en nuestros campus virtuales.

Vamos a comenzar haciendo mención al anterior capítulo del podcast donde veíamos la manera de que a nuestros clientes de empresa su formación le saliera a coste cero o por poco dinero. Dadle un vistazo para situaros más fácilmente en esta nueva entrega relacionada con la formación bonificada.

Haciendo un breve resumen, ya vimos en qué consistía la formación bonificada, los importes económicos a los que podemos optar, como darnos de alta como profesores y la ayuda que presta la entidad organizadora.

Ya os adelantamos que habría un segundo capítulo sobre este tema, hablando concretamente sobre la modalidad de teleformación y los requisitos que Fundae nos pide para impartir un curso online.

Vamos a enumerarlos y explicar cada uno de ellos.

Requisitos para impartir un cursos de la modalidad teleformación

Dice, Fundae, que una acción formativa se considera teleformación cuando la impartición se desarrolle a través de una plataforma de formación que posibilite la interactividad de participantes, tutores y recursos localizados en diferentes lugares.

En otras palabras, hablamos de un campus virtual bien estructurado.

Entonces, lo que debemos de hacer es configurar nuestro campus virtual para que cumpla estos requerimientos, pero atendiendo concretamente a una lista de necesidades que debemos de cubrir tecnológicamente.

Y esto es necesario porque un inspector del Sepe, Servicio público de empleo estatal, que son los encargados, en nombre de Fundae, de verificar las buenas prácticas que hagamos, puede venirnos a pedir explicaciones sobre cómo se está impartiendo un curso.

Considerar que un inspector puede visitarnos durante el tiempo de realización de la actividad o posteriormente, cuando haya finalizado.

Campus virtual

En principio, cualquier plataforma de aprendizaje digital nos podría servir pero es cierto que tiene que tener una cualidades mínimas para poder ser compatible con la doctrina de Fundae.

Vamos a ver diferentes aspectos vitales para que no tengamos problemas en el momento de bonificar correctamente el saldo de nuestros clientes. Así que la recomendación que nosotros hacemos, por lo positivo que nos ha ido usándolas, son dos plataformas, Moodle y Chamilo.

Es cierto que existen otras muchas en el mercado, tanto gratuitas como de pago, pero la gran comunidad de usuarios que rodean a ambas soluciones, siempre será un factor positivo para decidirnos por ellas.

Además, de porque cumplen perfectamente con todo lo necesario que estamos viendo en este capítulo.

Dadle un vistazo al programa 5 del podcast donde mencionamos algunas herramientas más que cualquier profesor digital debería aprender a utilizar.

Asistencia tutorial

Uno de los aspecto más importantes que debería tener la plataforma e-learning es la de permitir tutorizar a vuestros alumnos mediante herramientas virtuales.

Es cierto que Fundae no impide que se resuelvan dudas sobre el temario mediante una llamada de teléfono o mediante correo electrónico, pero prefiere que haya registros de todo y canalizar las asistencias mediante utilidades del propio campus virtual.

Para solucionar este inconveniente, podéis hacer uso de las utilidades de mensajería interna, con notificación a los email de los alumnos y tutores, que Chamilo y Moodle disponen. En el caso del primero viene incluida y es muy fácil de gestionar. En el caso del segundo, os recomendamos la extensión de “QuickMail”. Muy sencilla de utilizar y funciona correctamente.

Obviamente, Fundae no tiene acceso al contenido de esos mensajes, pero se podría justificar, llegado el momento, mediante unas capturas de pantalla, grabando en vídeo la pantalla de vuestro ordenador o compartiendo vuestra pantalla, nuevamente, en tiempo real con el organismo público.

También, podría ser viable impartir vídeo tutorías a vuestros alumnos con un componente instalado en nuestro campus virtual, llamado “BigBlueButton” (Vers. Moodle) (Vers. Chamilo) y que nos permite dejar un registro de acciones por si algún inspector precisa revisarlo.

Aunque aquí entramos en un aspecto técnico más avanzado que, tal vez, deberíamos plantear de una manera más organizada.

Instrucciones facilitadoras

Es un documento con las indicaciones de utilización del campus virtual al que acceden nuestros alumnos. Debe de contar con todos los pasos necesarios para ayudar al alumno a acceder con sus credenciales al temario y a las diferentes herramientas que le ayudan a comunicarse con el tutor u otros alumnos.

Podéis crear un PDF, a partir de un documento de texto donde incluyáis capturas de imágenes de vuestra plataforma de elearning, explicando cada paso.

Deberéis entregarla junto a las credenciales del estudiante previamente a la fecha de comienzo. También, os recomendamos que esté disponible en la propia portada de la plataforma para facilitarles las cosas a vuestros alumnos. Podéis, adicionalmente, ofrecer su visualización desde algún otro lugar una vez logueados los alumnos.

Os dejamos el manual que usamos en algunos cursos impartidos en el campus virtual de XenonFactory. Seguro que os ayuda. Aunque, no es la guía perfecta y vosotros mismos podéis mejorarla y adaptarla en vuestros casos.

Dinamización e interacción social

Una de las cuestiones que más ha ido haciendo hincapié progresivamente Fundae es la dinamización para evitar el abandono de los alumnos y mejorar la relación entre ellos y el tutor.

Dadle un vistazo al artículo que Ana Barrantes escribió en el blog sobre este asunto y la importancia de conocer qué motiva a los alumnos.

Una de las posibles fórmulas que podemos aplicar es la de enviarles periódicamente un mensaje para preguntarles cómo van las cosas, ofrecerles nuestra ayuda y si están teniendo problemas con algún aspecto de toda la acción formativa que están realizando.

Otra posibles solución es la de integrar un foro dentro del mismo curso donde los estudiantes pueden ir dejando sus dudas e interaccionar con el resto de usuarios. Una fórmula muy bien vista por los inspectores de Fundae.

Recordar que es muy importante no dejar a su suerte a los alumnos porque pueden acabar perdiendo interés y no terminar la formación en el tiempo que se se establece al comienzo.

Registros y estadísticas

Uno de los puntos más importantes que debe tener la solución de e-learning que utilicéis es la de permitir realizar un seguimiento y registro de todos los movimientos que los estudiantes hagan dentro.

• Cuando han accedido y por cuánto tiempo.
• Qué módulos de curso se visitaron y durante cuanto rato.
• Los exámenes que se realizaron
• La interacción en otras actividades y herramientas de la plataforma

Suena obvio, pero si no se registran todas esas acciones, no podríamos justificar ante un inspector la correcta realización de curso. Por lo que vigilar que se están haciendo bien las cosas para evitar problemas.

Chamilo y Moodle tienen varias utilidades para administrar estos datos y que se puedan visualizar fácilmente cuando sea necesario. Es más, el propio alumno puede conocer el tiempo que le está dedicando a cada parte del temario y sus resultados en exámenes, por ejemplo.

Guía didáctica

Uno de los documentos que requiere Fundae es el que reúna información sobre el curso. Digamos que podría ser como un resumen de lo que el estudiante se va a encontrar en la plataforma y cómo se llevará a cabo la impartición. También debe incluir el temario, los medios evaluativos, el método de seguimiento y tutorización, el material no digital que pueda necesitarse y la certificación final que podría conseguir el alumno.

Os dejamos un ejemplo de guía didáctica que utilizamos en el campus de XenonFactory para que os ayude a desarrollar la vuestra.

Un temario bien organizado

Esto es muy importante porque, no solamente el alumno tiene que navegar fácilmente entre los contenidos, sino también Fundae debe de ver que hay una coherencia en todo lo que hagamos. Pensar que si hay sospechas, pueden impedir a vuestro cliente bonificar el curso.

No se permite, en ningún caso, que todo el contenido esté basado en documentos PDF. Aunque si podemos utilizarlos para aportar más valor a nuestro curso.

Por otra, parte deben de existir exámenes o actividades evaluativas que permitan verificar los conocimientos que el estudiante adquiere y Fundae debe tener acceso a las calificaciones.

El tiempo invertido y los resultados obtenidos

Según Fundae, un alumno debe realizar, al menos, el 75% de los exámenes propuestos en la plataforma digital y acreditar, al menos, un 75% de las horas en conexiones al campus.

Así que, procurar que vuestros alumnos no se olviden de visitar frecuentemente el campus virtual y realizar las actividades que les solicitéis.

Pensar que sería contraproducente incorporar demasiados documentos PDF en la plataforma ya que estos podrían ser descargados y leídos fuera vuestro entorno, no acumulándose el tiempo que le dediquen.

El tutor y su experiencia

Cierto es que las consideraciones sobre el tutor, que muchas veces es la misma persona emprendedora que desarrolla el temario, comercializa la actividad formativa y gestiona la plataforma de e-elarning, deberíamos haberlas comentado en el anterior capítulo, pero hay algunas cuestiones que deben de ir ligadas con la plataforma de teleformación.

Por ejemplo, el curriculum vitae de la persona que realiza las tutorías debe de ser accesible en cualquier momento por el alumno y, obviamente, por Fundae.

Un aspecto interesante, es que se requiere una experiencia acreditada como tutor online de, al menos, 30 horas. No debería ser un problema pero considerar que alguien os pueda pedir pruebas sobre ello.

Usuario virtual de Fundae

Este organismo público, representado por su inspector del Sepe, debe disponer de un usuario con roles especiales que le permitan acceder al campus digital y poder analizar los datos registrados sobre los alumnos y su interacción.

En Chamilo hay un rol llamado “recursos humanos (rrhh)” que cuenta, en principio, con los permisos necesarios para permitirle a Fundae acceder a los registros.

Por el lado de Moodle, lo más recomendable es crear un perfil nuevo e ir ajustando los permisos que queremos otorgarle para que pueda inspeccionar sin modificar nada de los cursos.

Recordar que la misión de Fundae es vigilar el buen desarrollo de un curso y no interaccionar con los alumnos.

Custodiar la información

Una vez finalizado un curso impartido, los registros, deben mantenerse en la plataforma hasta final del año en curso, recomendablemente, y archivarlos durante 4 años en soporte electrónico.

Un consejo práctico sería exportar los informes que nos ofrezca la plataforma en PDF y firmarlos con nuestro certificado digital. Así, el documento, conservará la fecha que podemos hacer coincidir con la terminación del curso.

Facilitandonos las cosas durante una inspección de Fundae

Uno de los peores momentos que pueden surgir cuando impartimos un curso bonificable es la temida inspección por parte del Sepe. No cabe duda que debemos de tener las cosas bien atadas para que no impidan bonficárselo a nuestro cliente o solicitar devolver el dinero si la actividad formativa terminó hace tiempo.

Si lo recordáis, comentábamos en el anterior podcast, que la entidad organizadora es un bien muy útil en muchos casos y ahora nos servirá una vez más como salvavidas porque es la mediadora entre el inspector y nosotros. Por lo que sus consejos nos vendrán de perlas en estos complicados momentos.

Y como en todas partes, hay inspectores más benévolos y otros más estrictos. Sea cual sea la condición, nosotros debemos de ser igualmente profesionales y atender a nuestras obligaciones.

Consejos prácticos para superar una inspección

• Facilitar cualquier consulta que os hagan. Inclusive, si hay que explicar cómo se accede a las diferentes herramientas, no dudéis en crear un tutorial sencillo para que vean que no tenéis ningún problema en colaborar y ser transparentes.
• Evitar registrar al alumno con los datos de su empresa. Suele ser un recurso para mejorar la organización, pero el Sepe no conoce denominaciones sociales, sino a personas que realizan actividades formativas.
• Crear una hoja de registro manual para el seguimiento de las llamadas y emails, incluyendo la fecha, la cuestión concreta y la parte del temario a la que hace referencia. Podeís hacer una sencilla hoja de cálculo o documento de texto con una tabla que incluya estos datos.
• Presentar toda la documentación que os soliciten, aprovechando su existencia en el campus virtual o enviando los documentos conservados durante esos 4 años.
• Algo que es muy obvio, procurar no demoraros en contestar las preguntas que haga el inspector. Como todo en esta vida, hay un límite y no debemos de superarlo ni dar pie a pensar que estamos impidiendo la realización de la inspección. Así que, colaborar lo más rápido posible.

Y con esto acabamos por hoy. ¿Os gustaría que habláramos más extendidamente de algún punto mencionado?

Estáis invitados a dejar vuestras opiniones, casos personales, dudas e invitaciones a un café 😉