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Un LMS (Learning Managmente System) es una plataforma capaz de manejar eficientemente la administración y entrega de cursos de e-learning
Estas plataformas de administración del aprendizaje nos van a permitir crear contenido de e-learning (lecciones), organizarlo en cursos, entregar el contenido (ya sea internamente para el entorno corporativo de una empresa, o bien para una audiencia de Internet más amplia), inscribir a los estudiantes en dichos cursos y, finalmente, monitorizar y evaluar su desempeño (asistencia, calificaciones, etc.).
Esto, por supuesto, es una enumeración somera de las características que un LMS moderno debería ofrecer, útil como descripción general. Pero hay una serie de funciones básicas y otras avanzadas que diferenciarán el LMS que escojamos según nuestros objetivos y las necesidades de la audiencia
Lo que podemos hacer con un LMS básicamente
Crear cursos de e-learning
Para poder entregar nuestro contenido de eLearning, primero debemos agregarlo a una plataforma online, ya sea un marketplace de formación o un LMS.
En el caso de decantarnos por la opción de un sistema de gestión de cursos propio (existen diferentes modalidades en cuanto al alojamiento y las licencias), podemos hacerlo creando el material de cada curso desde cero (desarrollando el contenido de las lecciones dentro del LMS) o importando material existente (un documento PDF, una presentación multimedia, vídeos, audio, gráficos, enlaces, etc.).
Las plataformas LMS profesionales deben permitir agregar material de cursos de diversas fuentes y paquetizarlo en diferentes formatos estandarizados, de forma que las lecciones o cursos completos permitan realizar un control de su seguimiento y se puedan reutilizar .
Organizar tus cursos
El siguiente paso después de haber creado el material de e-learning es organizarlo.
Esto puede ser tan simple como ofrecer algunas lecciones en clases individualizadas o bien un solo curso para un grupo de alumnos; o tan complicado como tener distintos cursos, diferentes líneas de formación y grupos de estudiantes que se matriculen en varias ramas.
Todo depende de las necesidades de la audiencia a la que te diriges y la estructura de la oferta de e-learning que propongas.
Ofrecer tus cursos
Después de haber creado y organizado nuestros cursos, todo está listo para entregárselos a los alumnos.
La forma de hacerlo depende, una vez más, de las necesidades de las personas, empresas o centros educativos a quienes va destinada nuestra formación. Por ejemplo, podemos ofrecer a través de un LMS una intranet de cursos para una audiencia restringida, como es el caso de la capacitación de empleados dentro de una empresa; o bien puede tratarse de un catálogo de cursos categorizados destinados a una población más amplia, ya sea como una oferta gratuita (como en el caso de una asociación que enseña habilidades específicas a sus asociados) o como cursos pagados (por ejemplo, una escuela online que ofrezca diferentes niveles de cursos de español para extranjeros).
Un LMS profesional debe resultar suficientemente flexible para poder manejar todos estos casos, lo que quiere decir que permitirá servir y administrar tanto un número pequeño como grupos grandes de estudiantes; tener simultáneamente inscripciones restringidas o abiertas y ser fácil de integrar con pasarelas de pagos.
Las plataformas LMS de calidad también deberían poder atenderse en dispositivos móviles, con interfaces de usuario responsivas (lo que significa que mostrarán automáticamente la versión más adecuada del curso online basado en el dispositivo del usuario), interacción amigable con pantallas táctiles y modo accesible offline.
Administrar a los usuarios
La capacidad de administrar cursos, usuarios y roles de forma eficiente obedece a la parte de «gestión» del sistema. Anteriormente, ya dijimos que la principal evolución que ha contribuido al éxito actual de los LMS ha sido el hecho de colocar el foco de atención en los roles de los usuarios.
Generalmente, habrá tres tipos de usuarios: administradores (las personas que configuran y mantienen el sistema), profesores o tutores (las personas que preparan las lecciones, monitorizan el progreso de los estudiantes y atienden sus dudas) y alumnos (¡las personas más importantes, que están aprendiendo!).
En proyectos de e-learning más pequeños, el administrador y el profesor podría ser la misma persona, pues existen LMS realmente fáciles de configurar y mantener.
En cuanto a los alumnos, pueden ser tanto los empleados de una empresa, los alumnos de un colegio, instituto o academia; o estudiantes matriculados en nuestros propios cursos, si nuestra opción es ofrecer lecciones al público en general.
Administrar esos usuarios implica registrarlos en la plataforma, asignarlos al curso pertinente, interactuar con ellos como instructores, determinar qué tipo de contenido se les permite o no ver, organizar sesiones de conferencias, foros de participación, y tareas de evaluación; hacer distintos tipos de seguimiento, calificarlos y administrar sus pagos .
Un buen LMS elimina lo árido de estas tareas, automatizando todas las acciones repetidas y nos permitirá realizar cambios y actualizaciones en varios elementos (estudiantes, cursos, etc.) a la vez.
Monitorizar y evaluar el progreso de los alumnos
Una de las características más interesantes que ofrece un LMS, por representar tanto un gran ahorro de tiempo para los profesores de cursos online como una cantera potencial de información para tomar decisiones que refinen la adaptación de los cursos a las necesidades de nuestros alumnos; es la capacidad de rastrear y monitorizar el progreso de los estudiantes en tiempo real.
Por ejemplo, debemos poder monitorizar cómo son atendidos nuestros cursos online para determinar si cumplen con los objetivos o si requieren algunos ajustes. Lo mismo se aplica al rendimiento individual del alumno. ¿Los estudiantes interactúan con el contenido de formación online? ¿Les estamos dando toda la información que necesitan -y como la necesitan- para lograr sus objetivos de aprendizaje? Estas son preguntas que pueden responderse con un sólido sistema de informes integrado en nuestro LMS.
Ya sea que trabajes con diez, cien o más alumnos, utilizar un LMS profesional supone tener acceso automatizado y rápido a las estadísticas de inscripción al curso, registros de asistencia, finalización de lecciones y/o tareas, calificaciones y muchas otras métricas de desempeño que los propios profesores pueden diseñar, tanto a nivel individual de los alumnos como grupal. Por ejemplo, se puede concretar si un determinado porcentaje de los alumnos han completado los requisitos del curso online o no; o cuánto tiempo tardan en completar cada actividad en promedio.
La posibilidad de consultar y mostrar los datos obtenidos en gráficos y tablas, nos permitirá detectar fácilmente tendencias o problemas. La mayoría de los LMS cuentan incluso con la opción de entregar los análisis directamente a través de informes automatizados de correo electrónico .
Un LMS profesional también debe incluir alertas y notificaciones en tiempo real, por ejemplo, para que los instructores sepan que un alumno ha enviado su tarea o los alumnos sean avisados de que está a punto de comenzar una sesión de webconference.
Funcionalidades avanzadas de LMS
Más allá de los componentes básicos que deberemos tomar en cuenta a la hora de escoger un LMS para nuestro e-learning, también hay algunas características más avanzadas que un LMS podría o no tener y que es conveniente conocer:
- La capacidad de organizar y celebrar sesiones de webconference, con múltiples estudiantes participando a través de audio y video
- Funcionalidad de pizarra online, para que profesores y alumnos puedan crear y compartir escritos y gráficos en tiempo real
- La capacidad de usar nuestra propia marca (LMS de marca blanca) y / o crear temas personalizados para la interfaz de usuario
- La capacidad de transformar la interfaz de usuario en un marketplace para vender cursos, fácil de integrar con pasarelas de pago como PayPal y Stripe
- La posibilidad de integrarse con sistemas de terceros e intercambiar datos a través de estándares de e-learning como SCORM y Tin-Can
- La capacidad de ampliar las funciones de la plataforma con sus propios scripts y complementos personalizados, en función de una API pública y bien documentada.